Resposta curta
Cada mudança na escala precisa ficar registrada com quem fez, o que mudou, a data e a hora, num histórico que ninguém consegue editar depois. Assim a auditoria da escala médica responde, um mês depois, de quem era cada plantão e quem mexeu no valor.
Este artigo é o 7º de 10 do guia Regras e lei do plantão.
Toda escala muda. O médico troca, a vaga abre, o valor sobe, alguém ganha acesso a um setor novo. O problema não é a mudança: é não saber, um mês depois, quem mudou, o quê e quando. Este guia mostra o que registrar, por que o registro tem que ser fechado para edição e como conferir tudo antes de fechar o mês.
Por que o registro importa
A escala publicada diz quem responde por cada plantão. Se ela muda sem deixar rastro, ninguém consegue provar de quem era o plantão na hora em que alguma coisa deu errado.
Duas normas do Conselho Federal de Medicina (CFM) deixam isso claro. Por serem federais, valem igual em todos os estados do Brasil. As duas têm link para você conferir:
- Código de Ética Médica (Resolução CFM 2.217/2018), artigo 9. O médico não pode faltar ao plantão nem sair dele sem substituto, salvo por justo impedimento (um motivo sério que ele não pôde evitar). Sem substituto, cabe à direção técnica providenciar a troca.
- Resolução CFM 2.056/2013, artigo 26, inciso IV. O plantonista é obrigado a esperar o substituto. Se o colega atrasa ou falta, ele avisa o diretor técnico ou o chefe do serviço.
Na prática, as duas regras dependem de uma pergunta simples: quem era o substituto, e desde que horas? Sem histórico, a resposta vira a palavra de um contra a do outro.
Este texto não é parecer jurídico. Para um caso concreto, valem também o regimento do corpo clínico, o contrato e as orientações do CRM do seu estado, que podem detalhar a regra federal.
Três situações em que o histórico salva o gestor
1. A troca combinada de boca
Terça à noite na UTI, a planilha mostra o Dr. Bruno. Quem apareceu foi a Dra. Íris, porque os dois combinaram pelo WhatsApp. Na quarta, a pergunta é: quem responde pela intercorrência das 3h? Se a troca não passou pela escala, a escala diz Bruno. Se passou, ela diz Íris, e diz a hora do aceite.
2. O valor que mudou no meio do mês
O plantão de sábado no PS era R$ 1.500. No dia 20, para cobrir uma vaga difícil, alguém subiu para R$ 2.200. No fechamento, o financeiro vê R$ 700 a mais e pergunta quem autorizou. Sem registro, ninguém lembra. Com registro, a resposta tem nome, data e hora.
3. O acesso que ninguém tirou
Uma coordenadora saiu do centro cirúrgico em junho, mas continuou podendo mexer na escala de lá. Em agosto, um plantão some. O registro de quem mexeu, e com qual permissão, mostra se foi ela, um erro ou outra pessoa.
O que um bom histórico registra
Pense em quatro perguntas. Cada linha do histórico precisa responder às quatro.
| Pergunta | Exemplo |
|---|---|
| Quem fez | Coordenação da UTI adulto, com login próprio |
| O que mudou | Troca da quinta, 19h: sai Bruno, entra Íris |
| Quando | Quarta, 14h32 |
| Em qual parte | Escala, ponto, valor ou permissão |
Três cuidados fazem o registro valer alguma coisa:
- Login de cada pessoa. Senha compartilhada da coordenação apaga o “quem”. Se cinco pessoas usam o mesmo acesso, o histórico só diz “alguém da coordenação”.
- Sem edição. Um histórico que pode ser corrigido depois não prova nada. A correção certa é uma nova linha, que fica registrada também, e não apagar a anterior.
- Acesso por setor. Quem cuida da UTI não deveria alterar o centro cirúrgico. Menos gente mexendo em cada escala significa menos linhas para investigar.
Planilha, grupo de WhatsApp e sistema: o que cada um registra
| Planilha compartilhada | Grupo de WhatsApp | Sistema de escala com histórico | |
|---|---|---|---|
| Quem mudou | Às vezes, se cada um tem login | Quem mandou a mensagem, não quem mudou a escala | Sim, por login |
| Quando mudou | Às vezes, no histórico de versões | Hora da mensagem, não da mudança | Sim, data e hora |
| Dá para apagar o rastro? | Sim, quem edita pode restaurar ou apagar | Sim, a mensagem pode ser apagada | Não, quando o registro é fechado para edição |
| A troca vale na escala? | Só se alguém lembrar de atualizar | Não, fica na conversa | Sim, a escala muda no aceite |
Se a sua equipe ainda está na planilha e no grupo, veja como sair da planilha e do WhatsApp sem parar a escala.
O que planilha e sistema registram
Às vezes, se cada um tem login
Sim, por login
Às vezes, no histórico de versões
Sim, data e hora
Sim, quem edita pode restaurar ou apagar
Não, quando o registro é fechado para edição
Só se alguém lembrar de atualizar
Sim, a escala muda no aceite
Como montar a rotina de registro, passo a passo
- Dê um login para cada pessoa que mexe na escala. Direção, coordenação de cada setor e os próprios médicos. Nada de acesso compartilhado.
- Defina quem pode o quê. Coordenação da UTI mexe na UTI. Direção vê tudo. O médico pede e aceita troca, mas não edita a escala dos outros.
- Toda troca passa pela escala. Combinou no corredor? Só vale quando o colega aceita na escala. Até lá, o plantão é do titular. Mais sobre isso em quem responde na troca de plantão.
- Mudança de valor tem dono. Subir o valor de uma vaga é decisão de quem tem essa permissão, e fica no histórico. Para controlar o gasto antes do fim do mês, veja como usar o teto de valor do plantão.
- Revise o histórico no fechamento. Antes de mandar o mês para o financeiro, olhe as mudanças fora do comum: valor alterado, troca na última hora, acesso novo.
- Tire o acesso de quem saiu no mesmo dia. E confira, no histórico, se a pessoa mexeu em algo depois da saída.
Um checklist para a revisão do mês
Separe 20 minutos no dia do fechamento. Responda:
- Algum plantão mudou de valor depois de publicado? Quem mudou, e por quê?
- Alguma troca foi aceita a menos de 12 horas do plantão? Ela aparece na escala com o nome certo?
- Algum setor teve muito mais mudanças que os outros? Pode ser escala mal montada no começo do mês.
- Alguém ganhou ou perdeu permissão no mês? Foi pedido da direção?
- O total de plantões e horas do relatório bate com o que cada coordenador esperava?
Exemplo de conta: 12 plantões de 12 horas, a R$ 1.975 em média, dão 144 horas e R$ 23.700 no mês para um profissional. Se o relatório mostra R$ 24.400, o histórico diz qual plantão subiu R$ 700 e quem subiu. O passo a passo completo está em como fechar o mês de plantões.
A conta que o histórico explica
- 144 h12 plantões de 12 horas no mês
- R$ 23.700total esperado, a R$ 1.975 em média
- R$ 24.400total que o relatório mostrou
- R$ 700diferença que o histórico explica: qual plantão e quem subiu
Cuidado com os dados pessoais
O histórico guarda nomes, horários e valores dos médicos. Isso é dado pessoal. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), artigo 37, é federal e vale no país inteiro. Ela pede que quem trata dados pessoais mantenha registro dessas operações. Por isso, o histórico deve ser visto só por quem precisa: a direção e a coordenação do setor. Mais em a LGPD no sistema de escala.
Como o adm.hospital registra as mudanças
O adm.hospital é o sistema de escala do hospital. O registro de mudanças vem pronto, sem configuração extra:
- Trilha de auditoria sem edição. Toda mudança em escala, ponto, valor ou permissão fica registrada e não pode ser editada. Detalhes na página de segurança.
- Nome, data e hora. Quem abriu a vaga, quem aceitou a troca, quem confirmou, cada um com data e hora.
- Troca rastreada. O plantão segue com o titular até um colega que cumpre a regra aceitar. A troca fica registrada com quem entrou no lugar de quem.
- Acesso por papel e setor. Direção, coordenação e profissional. Quem cuida da UTI não altera o centro cirúrgico.
- Fechamento com o histórico. No fim do mês, plantões, horas e valor por profissional saem em CSV (uma planilha que abre no Excel), junto com o histórico de quem mudou o quê.
O médico aceita a troca pelo celular. A escala e o histórico ficam com o hospital. Veja como funciona para a direção e para a coordenação, ou compare com outras formas de fazer escala no comparativo.
Quer ver o histórico funcionando? A demonstração roda no navegador, sem cadastro: faça uma troca, feche o mês e confira cada mudança com autor, data e hora.
Perguntas rápidas
O que é auditoria da escala médica?
É conferir, depois, quem mudou a escala, o que mudou e quando. Para isso, cada mudança precisa ficar registrada com o nome de quem fez, a data e a hora.
A planilha compartilhada serve como histórico da escala?
Serve pouco. Ela só mostra quem mudou se cada pessoa tiver login próprio, e quem edita pode restaurar versões antigas. Troca combinada no WhatsApp nem chega à planilha.
Por que o histórico não pode ser editado?
Porque um registro que pode ser corrigido depois não prova nada. Se algo foi lançado errado, a correção vira uma nova linha, e a anterior continua lá.
Quem deve ver o histórico da escala?
Só quem precisa: a direção e a coordenação de cada setor. O histórico tem nome, horário e valor de cada médico, que são dados pessoais protegidos pela LGPD.
O adm.hospital registra quem mudou a escala?
Sim. Toda mudança em escala, ponto, valor ou permissão fica registrada com autor, data e hora, sem edição. O fechamento do mês sai em CSV junto com esse histórico.
