Como fechar o mês de plantões e mandar para o financeiro?

O que é o fechamento de plantões

Fechamento de plantões é a conta do mês que passou: quem deu cada plantão, quantas horas fez e quanto deve receber. Ele termina num arquivo que o financeiro consegue pagar sem voltar com perguntas. O passo a passo vale para hospital ou clínica de qualquer estado: o que muda de um lugar para outro é o modelo de planilha do seu financeiro, não a lógica do fechamento.

O problema raramente é a soma. É a distância entre a escala que foi publicada no dia 1 e a escala que de fato aconteceu. No meio do caminho houve trocas, faltas, coberturas de última hora e valores combinados por mensagem. Se o fechamento parte da escala do dia 1, ele já começa errado.

Por que o fechamento dá tanto trabalho

• A escala real mora em vários lugares. Uma parte na planilha, outra no grupo de WhatsApp, outra na memória do coordenador.
• A troca não deixa rastro. Dois médicos combinam entre si, e a planilha continua com o nome antigo.
• O valor muda no caminho. Um plantão de R$ 1.800 vira R$ 2.400 numa sexta à noite, e ninguém anota onde o financeiro vê.
• A conferência é feita com pressa. O financeiro tem prazo para a folha e para os pagamentos, e o setor manda a lista no último minuto.

O resultado é conhecido: médico que recebe a menos e reclama, médico que recebe a mais e ninguém percebe, e um coordenador que passa o fim de semana somando linha.

O fechamento em 6 passos

1. Trave a data de corte. Defina com o financeiro o dia em que o mês é dado como fechado. Por exemplo: o mês fecha no último dia e a lista sai até o 3º dia útil do mês seguinte. O que mudar depois disso entra no mês seguinte, como ajuste.
2. Parta da escala que aconteceu, não da publicada. Cada troca, falta e cobertura precisa estar na escala antes de somar. Se a troca foi combinada de boca, ela não existe para o fechamento até alguém registrar.
3. Some por profissional. Para cada médico: número de plantões, total de horas e valor total. É isso que o financeiro paga.
4. Confira contra uma segunda fonte. Lista de presença, registro de ponto ou o atesto do coordenador. A escala diz quem devia estar; a segunda fonte diz quem estava.
5. Explique toda diferença antes de mandar. Valor acima do normal, plantão a mais, plantão trocado. Cada um com uma linha de motivo.
6. Mande um arquivo só, no formato que o financeiro usa. Uma planilha por setor e por mês, com total no fim. Nada de print de tela nem lista no corpo do e-mail.

O fechamento de plantões em 6 passos

1. Trave a data de corteCombine com o financeiro o dia em que o mês fecha, por exemplo até o 3º dia útil.
2. Parta da escala que aconteceuTrocas, faltas e coberturas registradas antes de somar.
3. Some por profissionalPlantões, horas e valor total de cada médico.
4. Confira com uma segunda fonteLista de presença, ponto ou atesto do coordenador.
5. Explique cada diferençaUma linha de motivo para todo valor fora do padrão.
6. Mande um arquivo sóUma planilha por setor e por mês, com total no fim.

Exemplo: um mês da UTI com três médicos

Imagine a UTI adulto com plantões de 12 horas. O diurno vale R$ 1.500 e o noturno, R$ 1.800. No fim do mês, a parte da escala que estes três médicos cobriram fica assim:

Agora o detalhe que muda tudo. No dia 18, o Dr. Bruno estava escalado no noturno, mas trocou com o Dr. Carlos. Se o fechamento sair da escala publicada no dia 1, o Dr. Bruno recebe R$ 1.800 por um plantão que não deu, e o Dr. Carlos fica sem esse valor. A soma total do setor continua igual, por isso o erro passa despercebido no financeiro. Quem descobre é o médico, quando o pagamento cai.

Por isso a conferência por profissional importa mais que o total do setor. Total certo não quer dizer pagamento certo.

Exemplo: um mês da UTI com três médicos

• 12plantões de 12 horas no mês
• 144 hhoras somadas dos três médicos
• R$ 19.800total do setor, igual com ou sem a troca
• R$ 1.800noturno trocado que vai para o médico errado

O que o financeiro precisa receber

Cada hospital tem seu modelo, mas quase todos pedem as mesmas colunas. Combine uma vez e não mude mais:

Se o médico é PJ, peça que a nota fiscal traga as datas dos plantões ou o mês de referência. Assim o financeiro bate a nota com a sua lista linha por linha. A nota de serviço do médico PJ segue as regras da prefeitura onde a empresa dele está: o modelo da nota, os prazos e a alíquota do ISS (de 2% a 5%, conforme a Lei Complementar 116/2003) dependem do município. Na dúvida, o financeiro confirma com a prefeitura ou com o contador do médico. Sobre os cuidados com esse tipo de contratação, veja se escalar médico PJ pode gerar vínculo trabalhista.

As diferenças que mais aparecem e como resolver

A hora a mais tem um motivo ético por trás. O Código de Ética Médica (Resolução CFM 2.217/2018), artigo 9, proíbe o médico de deixar o plantão sem a presença de um substituto, salvo justo impedimento. Quando o colega atrasa, quem está de plantão fica. Esse tempo precisa aparecer no fechamento, e não sumir.

Plantão de sobreaviso (quando o médico fica à disposição, fora do hospital, e só vem se chamado) tem regra de valor própria. Separe numa linha à parte. Mais em como funciona e quanto pagar o sobreaviso.

O fechamento começa no dia 1, não no dia 30

Quase todo problema do fechamento nasce antes dele. Três hábitos resolvem a maior parte:

• Valor definido antes do plantão. Cada setor com o valor de cada turno e um teto (o máximo que o hospital aceita pagar por plantão). Assim não há surpresa no dia 30. Veja como controlar o gasto com plantão antes do fechamento.
• Toda troca passa pela escala. Nada de troca combinada só entre os dois médicos. Quem responde pelo plantão até o substituto aceitar é o titular. Mais em na troca de plantão, quem responde.
• Toda mudança fica registrada. Quem abriu a vaga, quem aceitou, quem confirmou, com data e hora. Quando o médico questionar o pagamento, a resposta está ali. Veja como registrar quem mudou a escala e quando.

Para cruzar a escala com a presença real, vale ler como controlar o horário do plantonista.

Checklist antes de mandar para o financeiro

• Todas as trocas do mês estão na escala, com o nome de quem de fato deu o plantão.
• Cada turno tem um só responsável. Nenhum dia sem nome, nenhum dia com dois.
• O total de plantões bate com o número de turnos do mês no setor (ou a diferença está explicada, como um plantão que ficou descoberto).
• Todo valor diferente do modelo do setor tem motivo escrito.
• As horas a mais estão conferidas com o ponto ou com o coordenador.
• Os nomes estão iguais ao cadastro do financeiro.
• O arquivo está no formato combinado e tem total no fim.
• Uma pessoa diferente de quem montou conferiu pelo menos o total por profissional.

Plantão que ficou descoberto também entra na conta, como custo. Veja quanto o hospital perde por plantão descoberto.

Como o adm.hospital ajuda no fechamento

O adm.hospital é o sistema de escala do hospital. Ele não faz folha de pagamento nem paga o médico. O que ele faz é deixar a escala real pronta para o fechamento:

• A escala do mês sai do modelo do setor, com turno, especialidade e valor de cada plantão definidos uma vez.
• Cada setor tem teto de valor. Quem passaria do teto só entra com a aprovação da direção. O gasto é decidido antes do fechamento, não depois.
• A troca passa pela escala e fica no histórico, com nome, data e hora. O titular segue responsável até o substituto aceitar.
• No fim do mês, plantões, horas e valor por profissional já estão somados. Você confere e exporta em CSV, uma planilha que abre no Excel, com o histórico de quem mudou o quê.

Esse CSV é o arquivo que você manda ao financeiro. O pagamento continua com o financeiro, do jeito que o hospital já faz. Veja o fluxo completo do coordenador em adm.hospital para o gestor da escala e o que muda para a direção em adm.hospital para hospitais. Para ver um fechamento de demonstração, com o botão de exportar, experimente sem falar com vendedor. Como os dados ficam guardados está em segurança.